自分でPDFの源泉徴収票を印刷しても、確定申告に使えない? 電子交付にひそむ罠

禁止

会社からPDFなどで電子交付された源泉徴収票は、プリントアウトしても、確定申告に使うことはできません。意外と知られていない問題なので、説明します。

説明のポイント

  • 給与明細や源泉徴収票の電子交付化(PDFなどによる配布)が進んでいる
  • 確定申告では、PDFなどで電子交付された源泉徴収票を印刷しても使用できない
  • 書面の源泉徴収票の発行を、会社に依頼する必要がある
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給与明細・源泉徴収票の電子交付

多くの企業では、毎月の給与明細や源泉徴収票を印刷して、配布しています。しかし、これらの給与明細や源泉徴収票は、「電子交付」(電磁的方法による提供)という手段により、ネットで配布することもできます

この電子交付を利用すれば、印刷や封入のコストを削減できます。また、従業員も自分で給与明細を確認できます。従業員が多い大手企業を中心に、電子交付システムの導入が進んでいます。

この電子交付は、平成19年から可能になった制度で、比較的最近の話です。

Web給金帳 V3の給与明細の電子交付

給与明細書 電子化ソフト「Web給金帳 V3」(インターコム)より引用

電子交付を導入するには?

電子交付を実現するためには、事前に従業員からの同意が必要とされています。

具体的な法令上の決まりはありませんが、国税庁のQ&Aでは、次の内容を電磁的方法で示すことが推奨されています。

  1. 電子交付する書類の名称(給与所得の源泉徴収票、給与支払明細書の別等)
  2. 電磁的方法の種類やその具体的な方法
  3. 受信者ファイルへの記録方法(XML形式、PDF形式、暗号化して受信者ファイルに記録する旨及びその復号化方法等)
  4. 交付予定日(毎年○月○日までに交付、給与支給日に交付等)
  5. 交付開始日
  6. その他参考となる事項

この確認の後、従業員から「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」などを入力してもらって、承諾を得る手順が示されています。

小規模企業向けのシステム

小規模企業においても、クラウドタイプの給与ソフトを利用することで、給与明細の電子交付を実現できます。参考例として、給与freeeとMFクラウド給与の説明をリンクしておきます。

参考給与明細を発行する(給与freeeヘルプセンター)

参考機能紹介(MFクラウド給与)

クラウド型の給与ソフトは、その目新しさにとどまらず、事務負担の削減というメリットにも注目したいところです。

 

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電子交付された源泉徴収票は、確定申告書に添付できないという罠

しかし、いいことばかりではなく、気になる問題があります。

それは、電子交付された源泉徴収票をプリントアウトしても、その源泉徴収票を確定申告に添付して用いることはできないという問題です。

確定申告に使う源泉徴収票はどうすればいいのか?

では、電子交付を実施する企業に勤務する従業員が、自分で確定申告する場合、源泉徴収票はどうすればいいのでしょうか?

その答えは、会社に書面の源泉徴収票の交付をお願いする必要があります。

会社にとってみれば、確定申告する従業員のために、書面の源泉徴収票をわざわざ交付するわけです。法令上、会社はその交付を断ることはできません。

会社に書面を交付させるのは、

  • 源泉徴収票の改ざんを防ぐため
  • 電子交付で認めている源泉徴収票には、様式の決まりがないため(Q&A問9参照。つまり、必要な記載事項が書いてあれば、文字と数字の箇条書きでもよい)

という理由があります。しかし、せっかく電子交付で業務量を削減できたのに、会社に書面を発行させるという制限は、ペーパーレス促進の足かせといえるでしょう。

実態は「なし崩し」になっているのでは?

大手企業に勤務する方の確定申告では、「切り取り線のある源泉徴収票が印字されたA4用紙」をお持ちになる方も、しばしばお見かけします。

しかし、そのA4用紙の源泉徴収票が会社から交付されたものか、自分で印刷したものかはハッキリしません。

電子申告(e-tax)の促進により、源泉徴収票の添付が省略されていることも拍車を掛けているでしょう。しかしこれは、電子申告の恩恵的措置で添付が省略されているだけです。本来、納税者の手もとに保管してある源泉徴収票は、会社が交付した書面であるのが普通です。

恐らく、「確定申告に添付できる源泉徴収票は、会社が発行した書面に限る」という制限は、事実上「なし崩し」になっていると考えられます。

まとめ

給与明細や源泉徴収票の電子交付を利用すれば、業務負担を削減することができます。

しかし、電子交付された源泉徴収票には制限があり、確定申告書に添付できません。このため、書面の源泉徴収票の交付を、会社に依頼する必要があります。

この制限は、「なし崩し」的な状態になっているとも考えられ、制度の緩和が望まれます。

あくまで電子交付を徹底するなら、オンライン送信が可能なデータ形式(電子署名つき)の源泉徴収票データ(XML形式)を配布する方法もあります。しかし、これはe-taxを利用する従業員にのみ有効な手段で、紙の確定申告書で提出する従業員に対応できないという問題があります。
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