電子署名のある源泉徴収票の作り方

証明書

電子署名した源泉徴収票データ(XML形式)の作成方法を説明します。事業者向けの情報です。

説明のポイント

  • 電子署名した源泉徴収票データ(XML形式)の作成方法を説明している
  • 電子証明書が必要
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書面ではない源泉徴収票という選択肢

確定申告をするための源泉徴収票は、会社が発行した書面というのが原則です。

電子交付されたPDFなどの源泉徴収票を従業員が自分で印刷しても、確定申告には使えないという問題を前回の投稿で説明しました。

参考自分でPDFの源泉徴収票を印刷しても、確定申告に使えない? 電子交付にひそむ罠(当サイト、2016年11月7日)

しかし、唯一の例外があります。それは「電子署名された源泉徴収票のデータ」です。この源泉徴収票データを利用すれば、書面の源泉徴収票は不要で確定申告できます。

……ここまでの話は、ほかのブログでも読むことができます。じゃあ、その「電子署名された源泉徴収票のデータ」って何なのよ? という話を説明しているものは、探した限り見つかりませんでした。

そこで研究を兼ねて、当ブログが電子署名のある源泉徴収票の説明にチャレンジしました。結論としては、残念ながら実務には役立ちそうにありませんでした。

できるかな? 電子署名した源泉徴収票の作り方

これは、個人事業主や会社が、従業員に配布する源泉徴収票を作成する話です。従業員の方に役立つ情報ではありません。

電子署名をした源泉徴収票データ(XML形式)の作成方法を説明します。まずは、下記のサイトにアクセスします。

参照源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナー(国税庁e-taxサイト)

源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナー

▲「源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナー」の画面。電子署名した源泉徴収票を作成するソフトがダウンロードできます。

このソフトを、単なる源泉徴収票をつくるためのソフトと勘違いする人も多そうです。本当の意味は「電子署名したXML形式の源泉徴収票データをつくるソフト」です。

源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナーの注意点

▲ソフトの利用時には、あらかじめ「利用者識別番号」と「電子証明書」が必要です。

個人事業主の場合、電子証明書が記録されたマイナンバーカードや住民基本台帳カード(住基カード)を利用します。法人の場合は、法人名義の電子証明書を持っていない場合も多いので、社長個人のマイナンバーカードや住基カードで代用できます。

源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナーのダウンロード場所1

 

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▲利用環境を確認したあと、画面下の「手順②」を選択します。

源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナーのダウンロード場所2

▲手順②から「源泉徴収票等作成ソフト」をダウンロードしてインストールします。

源泉徴収票等作成ソフトダウンロードコーナーのセキュリティ設定

▲インストールしたあと、「手順④」を確認し、ブラウザのセキュリティ設定を必ず確認します。指定のとおりにしないと動作しない場合があります。

このセキュリティ設定は、Windowsが推奨しない設定を要求します。ソフトを利用したあとは、セキュリティ設定を元に戻した方がいいでしょう。

源泉徴収票等作成ソフトの画面1

▲ソフトを起動後、「給与所得の源泉徴収票」の作成を選択した画面です。従業員の源泉徴収票のデータに沿って、数字を入力します。

平成28年分からの源泉徴収票の作成機能は、この投稿時は未提供でした。

源泉徴収票等作成ソフトの画面2

▲電子証明書の種類を選び、データ保存を選択すると、XML形式の源泉徴収票データが出力されます。

セキュリティ設定が「手順④」のとおりになっていないと、電子証明書の選択欄が、正常に動作しない場合があります。

保存されたXMLファイル

▲パソコンにXMLデータが保存されました。これを従業員に交付します。

まとめ

電子署名つきの源泉徴収票データの作り方を説明しました。

しかし、制度として存在するものの、まったく利用されていなそうです。このしくみが利用されていないのは、

  • 電子署名できる電子証明書を、会社が保有していないことも多い
  • 給与計算ソフト・電子交付用ソフトが、電子署名した源泉徴収票の交付に対応していない(このため、手入力で作成ソフトに入力する必要がある)
  • 紙で確定申告書を提出する従業員に対応できない

という理由があるでしょう。こんなに障害があれば、利用されないのも当然の話です。

こんなことにこだわる税理士はあまりいないと思いますが、会社のための実務研究のひとつとしてご紹介しました。

後日、この源泉徴収票データを使った確定申告の方法も説明します。

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