【注意】MFクラウド経費のレシート撮影に要注意。日付が不正確だと仕訳もれの恐れ

MFクラウド経費で、気になる点があったので、情報共有しておきます。日付が不正確でも、そのまま登録・申請できてしまうという問題です。

説明のポイント

レシート撮影が誤って認識→そのまま登録可能

今回気づいた問題は、レシートをスマホで撮影をしたときに、日付が現在の「2018年」ではなく、「2016年」で認識したことでした。

間違って「2016年」で認識されても、MFクラウド経費では、そのまま登録・申請できてしまいます。システム上でエラーを検知することはありませんでした。

ご存知のとおり、MFクラウド経費では、スマホアプリからレシートを撮影し、日付・店舗名を読み取ることができます。

しかし、OCRによる認識ですので、当然のことですが精度は100％とはいえません。

2018年の経費を、間違って「2016年」で登録した場合に、どんな影響が生じるでしょうか？

この問題は、MFクラウド経費の単独の処理においては、ほとんど影響はありません。

なぜなら、申請の承認や支払の集計は、基本的に「申請」が単位となっています。このため、日付を間違えていても、「申請」に含まれていれば影響は生じないからです。

もし影響があるとすれば、「経費一覧」の画面では、該当の経費が見当たらないということでしょう。

それは当然です。2018年の画面で検索しても、経費は「2016年」で登録されているからです。

下の画像を見ると、日付は「2016年」です。しかし、申請は2018年で処理しています。

MFクラウド経費と連動する、MFクラウド会計では、どのような影響が生じるでしょうか。

まず前提として、2018年5月から、MFクラウド会計への連動方法が変更になっています。

これにより、仕訳の登録方法は、

という、3つの方法のいずれかを選択します。

このうち、「申請単位」と「集計単位」については、申請を基準とした「合計金額の仕訳」であるため、日付の間違いがあったとしても、きちんと仕訳に含まれます。

2016年の経費であっても、2018年の申請に含まれるならば、2018年の会計年度に表示されるのです。

しかし、「明細単位」の場合は要注意です。

「明細単位」は、登録経費1件に対して、1件の仕訳を割り当てる処理です。このため、経費の登録した日付がそのまま、仕訳の日付になります。

2016年で登録した経費は、「2016年の会計年度」に仕訳として表示されます。仕訳もれが生じる可能性は、非常に高いといえます。

この問題は、仕訳を「明細単位」で登録している場合にのみ、仕訳の登録もれの恐れが生じます。

「明細単位」を選ぶのは、規模が小さい企業に限られるでしょう。企業の規模が大きい場合、明細単位で登録すると、仕訳の数が膨大になるからです。

よって、仕訳がもれるケースは、限定的といえるかもしれません。

では、万が一この問題が生じた場合に、エラーに気づく可能性はあるのでしょうか？

毎月の経費申請の金額をもとに、振込を実施している場合は、仕訳の登録もれに気づく可能性はあるでしょう。

仕訳がもれているため、未払金の額よりも精算時に多く振り込みが生じます。これにより、差額が生じるためです。

これとは異なり、「帳簿上の未精算金額がたまった時点で振込」という簡便的な処理をしている場合、仕訳の入力もれを見過ごす可能性は高いといえます。

とくにフリーランスは、明細単位の登録を好む傾向があるでしょう。MFクラウド経費は、基本的に登録ツールとして活用しており、経費の内容や未精算金額はMFクラウド会計の帳簿で把握しているという場合が多いためです。

話をまとめると、こういえるでしょう。

細かい話のようですが、問題を知っているのと知らないのでは、対応の手順が異なるため、情報共有をしておきました。

MFクラウド経費は、MFクラウド会計のように「年度締め」や「入力制限」がないので、さかのぼった入力も受け付けてしまいます。これはやむを得ない仕様でしょう。過去の古い経費を、あとで申請する可能性も当然にあるからです。

とくに、MFクラウド経費を活用しているフリーランスの方は、要注意といえるでしょう。