MFクラウド経費のスマホアプリはPDF領収書を添付できない

MFクラウド経費で、領収書を取り込む場合の問題について整理します。今回とりあげるのは、MFクラウド経費のスマホアプリでは、PDFファイルを扱えないという点です。

説明のポイント

PDFファイルと領収書

ウェブで利用できるサービスにおいては、その利用明細や領収書がメールとして送られてくることは珍しいことではありません。

このほかにも、会員ページにログインすると、請求書や利用明細をPDF形式でダウンロードできるというものも多いです。

では、そのPDFを経費精算として活用するためには、どうしたらいいでしょうか？

昔であれば、経費精算のExcelとPDFをぜんぶ印刷して、経理に提出すればよかったはずです。しかし、経費精算のスマホアプリを使っている場合はどうでしょうか。

この場合、PDFをそのまま経費精算のアプリに添付する、というニーズが生じます。

2018年9月現在、MFクラウド経費のスマホアプリは、PDFをそのまま添付することができません。

見てみればわかりますが、経費申請の画面では、レシートの撮影画面しかありません。ここでは、レシートの撮影と、すでにスマホ内にある画像ファイルの添付は可能ですが、PDFは非対応です。

また、Safariや標準メールアプリから生成したPDFを転送しようとしても、「MFクラウド経費」という項目は存在しません。

【補足】iOSの標準メールアプリで、メールをPDF化する方法：
メールの返信ボタンを押して「プリント」を選択→表示された画面を2本指で広げて拡大→右上に表示されるアップロードボタンでPDF化が可能。こちらのサイトの解説「017. Mail：本文をPDFとして保存する方法」を参考のこと。

スマホアプリがPDFの添付に未対応ということなので、別の方法を考えてみましょう。

もっとも無難な方法は、パソコンの経費登録画面からPDFをアップロードする方法です。

ただし、PDFをパソコンに移動させる必要があるので面倒です。スマホアプリのお手軽さというメリットを享受できないという点で残念といえます。

お手軽な代替案は、画像キャプチャでしょう。

PDFが添付できないのであれば、画像キャプチャしたJPGファイルを、MFクラウド経費のアプリに添付すればいいわけです。（下の画像はメール領収書の画像キャプチャ）

しかし、懸念される問題点もあります。画像をキャプチャしても、画面全体に領収書がおさまらないという可能性があります。

さらに細かい論点になりますが、キャプチャした画像は、もとの電子領収書とは、同一ではないという問題が生じます。

経費精算の方法として会社がOKを出しても、それが「領収書の保存」という点で見たときに認められるのか、という点で疑問が生じます。

こうした点を考慮するに、もっとも無難なのは、提出するレシート類といっしょに、PDFも印刷して提出する方法でしょう。

電子領収書やそれをコピーしたファイルは、どこまでが認められる範囲で、保存義務があるのはどれなのか、という点で不明瞭な部分があるように感じます。これは画像キャプチャにとどまらず、メールで受領した電子領収書をPDF化した場合にも生じる問題といえます。

MFクラウド経費のスマホアプリを使っていて、PDFをそのまま添付できないという点が以前からに気になっていたので、その点をご紹介しました。

ちなみにライバルのfreeeスマホアプリでは、経費精算でもPDFを扱うことが可能です。そこで両社のアプリを比較してみると、

という点で違いがあるようです。

MFクラウド経費のスマホアプリがいずれ改良されれば、PDFも扱えるようになるのかもしれません。