印刷不要！帳簿をデータのまま保存する方法。電子帳簿保存法の要件をチェック

会計ソフトに入力された帳簿のデータは、紙に印刷せず、データのまま保存することができます。電子帳簿保存法の要件を確認します。

説明のポイント

この文章中の電子帳簿保存法Q&Aへのリンクは、執筆当時の旧Q&Aへのものです。その後、新Q&Aが整備され、「問」のナンバーが大幅に変動しています。最新の情報は、国税庁の新Q&Aを参照してください。

会計ソフトのデータはどう保存すべきか？

会計帳簿を、会計ソフトで作成している人は多いでしょう。では、その作成した帳簿のデータは、どのように保存すべきでしょうか。

原則は、紙に印刷して保存します。

会計ソフトにデータを残したまま、帳簿を印刷しないと、税務上の要件を満たしていないという点を、前回の記事で述べました。

帳簿を紙で保存することは「原則」です。実は、その原則によらない方法もあります。それは、電子帳簿保存法に対応した「電子保存」です。

帳簿をデータのまま保存できるなら、場所もとらないし、印刷代も節約できます。どのような要件を満たせばよいのか、確認しましょう。

以下の図をご覧ください。税務上保存すべきものには「帳簿」と「書類」の2つがありますが、今回説明の対象とするものは「帳簿」（仕訳帳、総勘定元帳など）です。

上記の図のとおり、要件は5つあります。

これらを理解しやすく言い直すなら、こんな感じです。

検索機能は、ほとんどの会計ソフトが備えているでしょう。項目指定、日付や金額の範囲指定、2以上のワードの組み合わせによる検索ができるものであればOKです。（参考：電子帳簿保存法上の電子データの保存要件）

また、帳簿の履歴を記録する機能も必要です。（電子帳簿保存法旧Q&A問29／新Q&A電3）しかし、この機能を備えていない会計ソフトもあります。

例えば、主要なクラウド会計ソフトでは、「帳簿の履歴を記録する機能」はまだ備わっていません。機能が成熟したインストール型の会計ソフトに比べると、クラウド会計ソフトは、まだ機能面で劣る点もあるわけです。

主要なクラウド会計ソフトのサイトにおいて、「電子帳簿保存法に対応」という表記がありますが、これは領収書等（書類）のスキャナ保存に対応しているという意味です。「帳簿」の電子保存に対応している意味ではありません。

▲インストール型でシェアの高い「弥生会計」は、「電子帳簿保存法」に対応しています。この機能を利用すると、帳簿の編集履歴が記録されます。参考：電子帳簿保存と履歴について（弥生会計17サポート情報）

▲仕訳履歴（弥生会計17サポート情報）より引用。作成者や削除者の履歴が残ります。

帳簿を作成した場合に、その作成元の補助簿、伝票、集計表などとのつながりをハッキリさせます。相互の関連がわかる番号を付して、確認できるようにします。

小規模な企業では、記帳のための規程が整備されていないことも多いです。経理のルールを記した経理規程を作成しましょう。

ネットで参照できる経理規程をもとに、自社にあったものを作成すればよいと考えます。

自社で記帳せず、外部に委託している場合は、「処理委託契約書」を準備します。

記帳を外部に委託している場合でも、社内で帳簿を確認できる必要があります。会計事務所に記帳を「丸投げ」している事業者は、帳簿を確認できる会計ソフトが自社になければ、要件を満たしません。

帳簿を表示するディスプレイと、プリンターが必要です。これらの性能については、要件は定められていません。（電子帳簿保存法旧Q&A問19／新Q&A電9）

操作説明書は、ソフト購入時に添付されていたものを用意します。オンライン説明書でも問題ないものとされています。（電子帳簿保存法旧Q&A問20／新Q&A電16）

税務調査の時に、調査官が帳簿を確認する環境も想定しておきます。

以上の要件を満たして、運用上の問題がなさそうであれば、所轄の税務署に承認の申請を出します。申請書は以下からダウンロードできます。

申請から承認までは最低3ヶ月間が必要です。事業年度の初日までに承認を受ける必要がありますので、早めの準備が必要です。（電子帳簿保存法旧Q&A問9／新Q&A電6）

電子帳簿保存法における帳簿の保存要件と、申請方法について説明しました。

帳簿の保存ルールは、紙が原則です。しかし、電子帳簿保存法の要件に対応すれば、会計ソフトの帳簿をデータのまま保存することができます。データの保存形式、保存媒体は特に定められていません（電子帳簿保存法Q&A問23／新Q&A電11）

インストール型の会計ソフトでは、電子帳簿保存法の要件を満たすものもあります。

しかし、主要なクラウド会計ソフトでは、帳簿の編集履歴を保存する機能は実装されておらず、電子帳簿保存法の帳簿保存の要件を満たすことはできません。今後の性能アップが期待されます。