無料で始められる電子契約「GMO Agree」は、ミニビジネスでも活用できそう

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電子契約を手軽に始められるサービスとして、「Agree」を紹介します。

電子契約を利用すれば、業務の負担も少なく、口約束の不安からも解消されます。口頭でも契約は成立するとされていますが、ミニビジネスにおいても、契約を証明できるツールとして知っておいたほうがいいでしょう。

説明のポイント

  • GMO「Agree」なら、認印の電子契約が無料で利用できる
  • 電子契約なら、印紙税の節約、保管コストの削減などメリット多数
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電子契約とは

契約書といえば、文章で取り交わすイメージがほとんどでしょう。しかし、契約書の種類によっては、印紙の貼り付けが必要ですし、郵送の手間や、契約後の保管も必要です。

これらの問題を解決する手段として、電子契約に注目が集まっています。

電子契約は、従来の紙の契約書とは異なり、契約書は印刷しません。電子契約はネット上で契約を取り交わしますが、正式な契約として認められます。

関連する法律(電子署名法、電子帳簿保存法)においても、電子契約は有効と認められています。

電子契約のメリットとは?

電子契約は、従来の紙の契約書に比べると、魅力的なメリットが多いです。

  • 印刷していない契約書については、印紙の貼り付けは不要とされており、コストの削減効果が見込める
  • 契約書はサーバーやクラウドに存在するので、郵送等の手間が不要で、契約を締結するまでのスピードも早い
  • 契約書の保管はサーバーやクラウドで実現するため、書類に比べて紛失の恐れは少なく、契約書の保管数が多くなっても検索も簡単

契約を多く取り交わす業務においては、ぜひ検討すべきものといえるでしょう。

GMOの「Agree」とは

gmoagreeサイト画面

電子契約というと、導入にコストがかかるイメージがあって、筆者を含む小規模の事業者には、やや縁の遠いイメージがありました。

ところがよく調べてみると、GMOグループが提供している電子契約サービス「Agree」は、利用するまでの敷居も低く、低コストで始められることがわかりました。

サイトGMO Agree

GMOグループは、老舗のネット関連サービス業です。「お名前.com」「GMOクリック証券」「GMOとくとくBB」など、GMO関連のネットサービスを使ったことのある人も多いでしょう。実は、このブログのレンタルサーバーも、GMO傘下の会社が提供しています。

また、GMOグループは電子証明書で高いシェアを誇る、グローバルサイン社を傘下に有していることでも有名です。

そのGMOグループの提供する電子契約サービスが「Agree」です。このサービスは、いわゆる「SaaS型電子契約サービス」であり、クラウド上で契約書を保管します。

Agreeの利用料金

Agreeは、電子契約サービスの利用料を明示しています。

下の表は、Agreeの利用料金をまとめたものです。「実印版」と「認印版」の2つのプランがあって、それぞれ「無料プラン」と「有料プラン」の2つに別れています。

 プラン名契約数月額料金電子証明書発行料ユーザー数
実印版無料プラン3契約まで0円3,500円(年)2人
有料プラン30契約ごと10,000円0円(年)無制限
認印版無料プラン10契約まで0円2人
有料プラン無制限8,000円無制限

利用料金を見てわかるとおり、「認印版の無料プラン」であれば、すべてのコストは無料です。お試しで始めるには、このプランがよいでしょう。

認印版は、「契約相手が電子証明書を持たなくても署名ができる、サービス申込書や見積書・発注書などに最適」なサービスとされています。

gmo-agreeのフロー

 

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引用:GMOクラウドのプレスリリース

一方、「実印版の無料プラン」でも、年間3,500円の電子証明書の費用だけを払えば、月額料金は0円なので、やはり低コストで済むように見えます。

しかし、実印版の契約においては、契約の相手側にも「Agree実印版」を利用してもらう必要があります。つまり契約の相手方にも、電子証明書の費用として3,500円を負担してもらうことになりますので、相手次第では電子契約を断られる可能性もあります。

この記事の執筆後、機能改善により、自社で実印版を使っていても、契約の相手方は電子証明書不要(認印版)で対応できるようになりました。

小規模な事業者では、「認印版」の導入を検討しましょう。Agreeのケーススタディも参照してください。認印版で対応できる事例も多く見受けられます。

認印版を使ってみました

「Agree認印版」の画面はシンプルです。契約書の保管・契約のみに特化したサービスですので、ややこしい機能や複雑な印象は一切ありません。

自分で作成したPDFなどの文書ファイルを、このサイトにアップロードして管理します。

gmoagree認印版の画面

文書ファイルをアップロードし、「契約の締結」の準備を整えると、契約の相手にメールが届きます。相手は、そのメールに記載されたURLをクリックし、契約書を確認して署名を実施します。

相手方は、「押印」や「氏名」をサインすることで署名できます。認印のはんこの画像など、署名画像をアップロードすることもできます。

gmoagree認印版の署名

工夫が必要なのは、署名欄です。

基本的に相手方ができるのは、認印を押すか、サインをすることだけで、住所の記入などは困難です。このため、契約書を送信する側が、認印かサインだけで契約できるように、あらかじめ書式を整えておく必要もあるでしょう。

gmoagree認印版の署名画面

この記事の執筆後、署名時におけるフリーテキストエリアの設置が可能になりました。署名時に署名者が日付、氏名等を入力できる欄を指定できます。

契約が締結されると、PDFにタイムスタンプが押されます。もちろんこれも無料です。

タイムスタンプは、「時刻認証業務認定事業者(TSA)であるセイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを標準付与」とのこと。

gmoagree認印版のタイムスタンプ

認印版は手軽だが、気になる点も

ここで紹介したとおり、認印版の電子契約はとてもお手軽です。契約者の双方ともに、コスト・印鑑・印刷のいずれも不要で利用できます。

これを特におすすめできるのは、これまでに契約書を取り交わさずに、口約束で行われてきた業務です。「契約書を交わすほどでもないから……」といいつつも、不安感のぬぐえない業務もあるはずです。

こうした契約では、負担感ゼロで交わせる契約書として、手軽な認印の電子契約は魅力的です。

なお、認印版では相手名義の電子署名ではなく、GMOクラウド名義の電子署名が付与されます。認印版と実印版の署名の違いは、下記のリンクを参照してください。

参考Agree締結[実印版]と、[認印版]における署名表示の違い

本格的な契約書を取り交わす場合は、やはり自分と相手の電子署名のある「実印版」が必要でしょう。

ただし実印版の場合は、契約を結ぶ相手にも電子契約の導入(有料)を求めることになります。請負の多い業種など、印紙代に負担感を覚えていれば電子契約への理解は早いと考えますが、小規模なビジネスの場合ではそうとも言えません。

電子契約と紙の契約書を併用しても構いませんので、自分の業務にあうスタイルを選択すればよいでしょう。

まとめ

無料で始められる電子契約サービス「Agree」を紹介しました。

サイトGMO Agree

認印版であれば、無料で利用できますし、操作の難しさも一切ありません。ミニビジネスにとっては、負担も少なく活用できるツールといえそうです。

手間やコストを削減できる方法として、電子契約の導入を検討するのもよいでしょう。

参考文献