ペーパーレスで年末調整するなら、10月末までに申請しておこう

MFクラウド給与、SmartHRなどで、ペーパーレスで年末調整をする場合の対応方法について、今年もお知らせしておきます。

説明のポイント

  • MFクラウド給与、SmartHRを使っているなら、ペーパーレスで年末調整できる
  • 10月末までに税務署に承認申請を出すこと
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ペーパーレスで年末調整ができる!

MFクラウド給与」や「SmartHR」を利用している場合は、これらのソフトの内部で年末調整を完結させることができます。

「内部で」というのは、紙を印刷する必要がないということです。これは、いわゆる「ペーパーレス年末調整」と呼ばれる機能です。(※MFクラウド給与は「Web回収」と呼んでいます)

ペーパーレスの年末調整の機能については、以前にも、このブログで紹介しています。

クラウド労務ソフトのSmartHRが、ペーパーレスの年末調整に対応したと発表しました。この点...
MFクラウド給与を利用する会社に向けた、素朴なギモンの解決法です。今回は、「扶養控除等申告書をネット...

年末調整の流れをおさらいする

書類の山

まず、年末調整の流れをおさらいしましょう。一般的な年末調整の流れは、おおむね、こんなところでしょう。

  1. 経理担当が、年末調整の書類(扶養控除等申告書、保険料控除申告書)を配布する
  2. 従業員が、配布された書類に記入する
  3. 経理担当が、従業員から配布した書類と控除証明書を回収する
  4. 経理担当が、年末調整と12月の給与計算を完結させる

これが、ペーパーレスの年末調整を採り入れると、次のように変化します。

  1. 経理担当は、年末調整について従業員にアナウンスします(書類は配布しない)
  2. 従業員が自分でログインし、書類を記入する(WEBだけで完結)
  3. 経理担当が、従業員から控除証明書を回収する
  4. 経理担当が、年末調整と12月の給与計算を完結させる

ノートパソコン

ペーパーレスの年末調整を取り入れることで大きく変化するのは、従業員に対して記入用の書類を配布する必要がないことです。

遠隔地に営業所があるものの、本社で事務を一括している場合などでは、紙のやりとりが不要になるため、とくに高い効果が見込めるでしょう。

ペーパーレスでも、証明書の回収だけは紙ベース

残念なことですが、現在の税制では、保険料などの控除証明書は紙で回収する必要があります。

この回収だけは、ペーパーレスになりません。

しかしこの回収についても、将来的にペーパーレスにすることが検討されています。つまり、年末調整は、いずれ完全にペーパーレスで実現できそうだ、ということです。

 

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年末調整で回収する所得控除・税額控除の資料を、ペーパーレスで対応できることが検討されているようです。...

どうやったらペーパーレスの年末調整に対応できるか?

ペーパーレスの年末調整の導入は、さほど難しくありません。次の2つに対応すればOKです。

  1. ペーパーレスの年末調整に対応しているソフトを導入する(MFクラウド給与、SmartHRなど)
  2. 税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出して承認を受ける

1.ペーパーレスの年末調整に対応しているソフトを導入する

ペーパーレスの年末調整を実現するためには、対応機能をもつソフトを利用する必要があります。

この記事では、代表例として「MFクラウド給与」や「SmartHR」を挙げています。

2.承認申請書の記入方法

承認申請書は、項目が少ないので、すぐに記入できます。記入方法の一例を、以下に示しておきます。

源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書

ID(識別符号)は、役員や従業員を招待した各自のメールアドレスです。このため、申請書における「その他参考事項」には、「識別符号の内容:役員及び従業員のメールアドレス」と書きましょう。

このほかに、申請時においてソフトウェア側での準備ができていない場合は、その準備ができるまでの予定も記入しておきます。予定時期は「申請書を提出する月の当月または翌月」を記入します。

予定時期については、申請月の翌月よりも先の時期を記入すると、承認を受けられない可能性が高いです。準備が整ってから申請をしましょう。

いつまでに申請しないとダメなのか?

先ほど記入した税務署への申請書は、いつまでに申請すべきなのでしょうか?

結論からいえば、今年の年末調整をペーパーレスで対応したければ、10月末までに申請を行いましょう。

申請書の承認が、申請された月の翌月末で行われるためです。

申請のスケジュール

つまり、平成29年分の年末調整をペーパーレスで行うためには、

  • 10/31までに承認申請書を提出
  • 11/30で承認(※税務署からの承認通知はない)
  • 12/1からペーパーレスの年末調整が実施可能(平成29年分の保険料控除申告書、平成30年分の扶養控除等申告書)

という流れになるでしょう。

まとめ

「MFクラウド給与」や「SmartHR」を利用して、ペーパーレスの年末調整を実現するまでの手順を説明しました。

ポイントは、次のとおりです。

  • MFクラウド給与、SmartHRを使っているなら、ペーパーレスで年末調整できる
  • 10月末までに税務署に承認申請を出すこと

年末調整の具体的な対応方法は、各ソフトのQ&Aをごらんください。