初心者必見! MFクラウド会計で知っておきたい「基本ルール」

MFクラウド会計で知っておきたい、「基本ルール」をお伝えします。最近、MFクラウド会計を使い始めたというひとに、ぜひお読みいただきたい記事です。

説明のポイント

  • 銀行から取り込んだデータは、対象外ボタンを押してはいけない
  • 初心者が知らない、やってはいけない会計帳簿の基本ルール
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知っておきたい MFクラウド会計の「基本ルール」

クラウド会計の普及により、これまで経理の経験がなかったひとでも、会計ソフトに触れる機会が増えることになるでしょう。

そこで、MFクラウド会計を活用したいひと向けに、最初に知っておきたい「基本のルール」をまとめました。

このルールを知ることで、安全にMFクラウド会計を利用できます。

1.銀行から読み込んだデータは「対象外」厳禁!

一番最初に抑えておきたい基本ルールです。

オンラインバンキングから読み込んだデータについては、対象外のボタンは押してはいけません。

MFクラウド会計の対象外ボタン

クラウド会計初心者が一番最初にハマりやすい罠が、この対象外ボタンの処理です。

対象外のボタンを押すと、MFクラウド会計では取引そのものが考慮されず、銀行の残高と、帳簿の残高がズレてしまうからです。

対象外を押すと、残高がズレる

このように、もし事業に関係のない取引データが、オンラインバンキングから読み込まれた場合でも、対象外ボタンを押してはいけません。

例えば、事業に関係のないものを買った場合は、それが「関係ない」ということを意味する勘定科目を選択しましょう。(例:事業主貸、立替金など)

対象外ボタンを使うのは、よほどの事情がない限りはおすすめしません。もし間違って対象外ボタンを押してしまった場合は、この記事の7番目に復旧方法を記載しています。

2.仕訳は複数の行にできる

仕訳は、複数の行に分けることができます。会計ソフトに慣れていないひとは、この処理を知らないことが多いようです。

連携サービスの入力画面の場合は、「詳細」ボタンを押す。

詳細ボタン

仕訳の詳細入力画面になるので、ここで「行追加」ボタンを押す。

行追加ボタン

2段めの行で、仕訳を追加できます。例えば、振込手数料が差し引かれた入金や、複雑な取引で使えます。

2段めの行が追加された

3.ひとつの伝票にひとつの取引

上記2を補足する注意点も挙げておきましょう。

仕訳は複数行にできます。しかし、意味の異なる取引を同じ伝票に追加することは、やめましょう。基本ルールは「ひとつの取引に、ひとつの伝票」で処理します。

「伝票」とは、MFクラウド会計で、仕訳をまとめている「単位」のことです。

下の画像は振替伝票の入力画面です。「伝票」というくくりの中に、仕訳を入力していきます。「伝票=仕訳」と考えてもOKです。

振替伝票の入力画面

 

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具体的に、悪い例とよい例を見てみましょう。

悪い例(関係のない取引が同じ伝票に混在)

伝票No.1
(器具備品)300,000 (未払金)300,000 ←ノートPCをクレカで購入
(買掛金)50,000 (現金)50,000 ←手持ちの現金で仕入代金を払った

よい例(別々の伝票に分けよう)

伝票No.1
(器具備品)300,000 (未払金)300,000 ←ノートPCをクレカで購入
伝票No.2
(買掛金)50,000 (現金)50,000 ←手持ちの現金で仕入代金を払った

4.銀行から読み込んだデータの「普通預金」は編集禁止

銀行から読み込んだデータの勘定科目を、後から変更する場合に起こりやすいミスです。

「普通預金」という勘定科目は、通常は編集してはいけないものです。なぜなら、残高がずれてしまうからです。

下の画像は、「仕訳帳」で仕訳を後から編集する時の画面です。

仕訳帳では、「普通預金」の勘定科目も編集できてしまいます。

仕訳帳の仕訳編集

5.間違った振込による返金はどうする?

ちょっと難易度が高い処理が、間違った振込をして返金されてきた場合です。

この場合は、「立替金」「仮払金」などの勘定科目を使った処理をおすすめしています。(絶対にこうしなければならない、というルールではありません)

誤った振込

(立替金)100,000 (普通預金)100,000 ←本当は「買掛金」を払ったつもりだった

その後、銀行から返金されてきた

(普通預金)100,000 (立替金)100,000

6.2つの銀行口座で資金移動した場合はどうする?

上記1に関連する内容です。A銀行の口座から、B銀行の口座に30万円を振り替えた場合の仕訳は、どうすればいいのでしょうか?

MFクラウド会計のガイド本を読むと、次の仕訳を勧めています。

A銀行の処理

(普通預金B)300,000 (普通預金A)300,000  ←仕訳入力は(普通預金B)

B銀行の処理

対象外

しかし、この処理は上記1のルール「対象外ボタンは押すな!」を守ることができません。例外処理を作ると、スピーディーさが失われる可能性があることも気になります。

この解決法ですが、例えば「立替金」などを使うか、資金移動がひんぱんであれば「資金振替」という科目を追加することをおすすめします。

A銀行の処理(出金側)

(資金振替)300,000 (普通預金A)300,000

B銀行の処理(入金側)

(普通預金B)300,000 (資金振替)300,000

勘定科目の追加については、以前の記事も参照にしてください。

MFクラウド会計・MFクラウド確定申告を利用している場合で、2つの銀行口座の間で資金の振替を行う場合...

7.対象外の操作を復旧するには?

上記1に関連する内容です。誤って対象外ボタンを押してしまった場合は、元データの閲覧画面から復旧することができます。

帳簿の残高と銀行の残高がズレていることがわかった場合は、真っ先にこの画面をチェックすることをおすすめします。

「データ連携」から「登録済み一覧」を表示します。

MFクラウド会計のデータ連携解除3

画面右側の「明細一覧」の列にある「閲覧」をクリックします。

明細一覧の閲覧

明細の一覧のうち、「対象外」と表示されているものについて、「対象外を解除」のボタンを押します。

明細の対象外を解除

まとめ

MFクラウド会計を使うにあたっての「心得」というべき、7つのルールをまとめました。

筆者の経験上、「重要なのに知られていない部分かな?」と思われるエッセンスを抽出しています。ぜひ、初心者のかたはお手元において、お読みいただけますと幸いです。