MFクラウド会計における「自動仕訳ルール」の設定について、摘要を記入した場合と、空欄にした場合の処理の違いについて説明します。
説明のポイント
- 自動仕訳ルールの設定方法
- 摘要欄のルール設定は、語句を記入した場合と、空欄の場合で処理が異なる
MFクラウド会計の「自動仕訳ルール」
「自動仕訳ルール」とは、銀行などからの明細を取り込んだ時に、その明細を解析して、自動的に仕訳候補を作り出すルール設定をいいます。
もし、MFクラウド会計を使っているならば、「自動仕訳ルール」の設定についても、おおむね理解していることでしょう。
「自動仕訳ルール」の設定は、次の場所で行います。
メニュー欄「自動で仕訳」＞「連携サービスから入力」から、画面の右上に表示されている「自動仕訳ルール」をクリックすると、設定画面に移行できます。
この設定ルールの使い方は、MFクラウドの公式でヘルプが用意されています。このため、基礎的な内容はこの記事では省略します。
参考：「自動仕訳ルール」の使い方（MFクラウド）
「自動仕訳ルール」の摘要欄
この記事では、自動仕訳ルールを作った場合に、「摘要欄のルールを空欄にした場合の動作」について確認します。
この点はヘルプでは触れられていないため、当ブログ独自の研究になります。
ルール設定による動作の違いを一覧表にしました。下記の表をご覧ください。
この表の意味を、これから丁寧に説明していきます。
（1）ルールの摘要欄
まず、「ルールの摘要欄」についてです。摘要欄のルール設定では、なにかの語句が記入されていることがほとんどでしょう。
しかし、この摘要欄はあえて記入せず、空欄にすることもできます。
自動仕訳ルールの画面で、摘要欄の文字を削除すると、「摘要（入力しなかった場合は明細の内容がそのまま摘要になります）」と表示されます。
つまり、摘要を入力した場合と空欄にした場合では、動作に違いがあるわけです。
（2）入力した場合と空欄にした場合の違い
摘要欄のルールを空欄にした場合、読み込んだ明細の内容がそのまま表示されます。
これは当たり前の話です。ルールで何も設定していないのだから、読み込んだものがそのまま表示されるわけです。
逆に、なにかの語句が摘要欄のルールに設定してある場合は、設定した語句が表示されます。
下の画像は、自動仕訳ルールで「事務所家賃」という語句を摘要ルールとして設定した場合の処理です。ルールに従って「事務所家賃」と表示されます。
ここでのポイントは、設定した語句と並列して、通帳の明細から取り込んだだ元の摘要があわせて表示される点です。（ルール設定と取り込んだ明細が異なる場合のみ）
このとき、「？マーク」をクリックすると、摘要欄は「元の摘要」に変化します。
（3）（4）摘要欄を変更すると、ルールが変化する場合がある
摘要欄のルールは、実は固定されたものではありません。ある条件では、そのルールが自動的に修正される場合があります。
先ほどの表をもう一度引用します。
摘要欄のルールに語句があり、その摘要欄を変更すると、その変更にあわせて自動仕訳ルールも変化します。
例えば、先ほどの摘要欄「事務所家賃」について、「？マーク」をクリックして仕訳を保存すると、摘要欄のルールは「三菱東京UFJ銀行○○支店……」という設定に変化します。
もし摘要欄のルールに何も入力していない場合は、摘要欄を修正してもルールに変更はありません。（ルールは空欄のまま）
摘要欄設定を空欄にするメリット
上記をふまえたうえで、自動仕訳ルールの管理を考えます。
摘要欄のルールを空欄にするメリットは、
- 取り込まれた明細がそのまま摘要欄に表示される
- 仕訳入力時に摘要欄を変更しても、ルールに影響はない
ということです。
入力時に、取り込まれた明細から摘要を作成したい場合は、空欄にしたほうが作業しやすいでしょう。
例えば、NTTの利用明細は、次の明細が記載されます。
このときに、摘要欄のルールを空欄にしておくと、毎月変わる「○月分」もそのままストレートに反映できます。
また、この摘要欄になにか追記した場合でも、ルールに影響はありません。
？マークの誘惑
自動仕訳ルールの摘要欄に語句を設定していた場合は、その設定した語句が仕訳候補に表示されます。
例えば、ルールで「事務所家賃」と記入した場合、摘要欄も「事務所家賃」と表示されます。
このときの誘惑が、「？マーク」です。この「？マーク」は、なぜかクリックしたくなる誘惑を備えています。
「？マーク」を押して仕訳を入力すると、摘要欄は「元の摘要」に変化します。このときに、自動仕訳ルールも「元の摘要」に上書きされます。
つまり、「？マーク」をクリックして保存すると、仕訳ルールは上書きされてしまうのです。
ここで生じる問題は、「あれ？前のルールはどうしちゃったんだろう？」という混乱が生じるでしょう。
しかし、ルールを空欄にしておけば、もともとのルールがないのですから、このような混乱は避けられます。
まとめ
ここまでの理解を整理しましょう。
- 仕訳に表示される摘要は、明細からそのまま取り込まれたものにしたい
- 「？マーク」を押すことによる、ルールの変化を避けたい
- 前回入力した仕訳の摘要欄が表示されて、やりづらい
自動仕訳ルールについて、このような不満をかかえている場合は、自動仕訳ルールの摘要欄を空欄にしてみるとよいでしょう。
「空欄にする」という設定がよく理解されておらず、摘要欄のルールが上書きされて混乱している可能性もあるかもしれません。