法人成りした場合に、クラウド会計の個人アカウントでやるべきこと

個人事業主から「法人成り」したあとに、クラウド会計の個人アカウントですべき点について、整理します。

説明のポイント

  • MFクラウド確定申告、会計freeeともに、無料プランへの移行ができる
  • 無料プランでは、帳簿の出力ができない。移行前の出力が必須
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法人成りした場合、クラウド会計の個人アカウントはどうする?

個人事業が軌道に乗り、法人へと事業形態を切り替える方もいるでしょう。

そのメリット・デメリットについてはここでは触れませんが、個人事業から法人に切り替えることを、一般的に「法人成り」(ほうじんなり)といいます。

これまでは個人事業主として帳簿をつけていたわけですが、今後は法人に移行しますので、個人の帳簿づけは不要になります。

この場合、クラウド会計ではどのように対応したらよいか、個人からのアカウントの切り替えと、その過程でやるべきことを確認します。

「MFクラウド確定申告」の場合

mfcloud

MFクラウド確定申告は、フリープラン(無料)に切り替えることで、コストが発生することなくアカウントの維持が可能です。このため、特別な事情がないかぎりは、アカウントを削除する必要はありません。

なお、無料プランになると、次の機能制限が生じます。

  • 入力件数の上限が月間15件になる
  • チャットサポート・電話サポートが受けられない
  • データのエクスポートができない
  • サーバーで三重(トリプル)のバックアップが適用されない

参考MFクラウド確定申告の料金・プラン(MFクラウド)

無料プランに切り替わったからといって、帳簿のデータが削除されることはありません。

私がMFクラウドに確認したところでは、現在のところ、MFクラウド内における帳簿の保存期間に制限はありません。しかし、このまま永久にデータが残されるとは考えづらく、今後も利用者が増えるに従って、なんらかの措置が加えられることもありえる話でしょう。

さらに重要なのは、帳簿のデータが出力(エクスポート)できなくなることです。無料プランに切り替える前には、次のデータを出力しましょう。

  • 総勘定元帳(PDF)
  • 仕訳帳(PDF、CSV)
  • 固定資産台帳(PDF、CSV)
  • 勘定科目(CSV) ※任意
  • 仕訳自動ルール、仕訳辞書 ※任意

総勘定元帳と仕訳帳の出力方法については、以前の投稿で説明しています。

MFクラウドで決算書を作成した方にむけて、確定申告が終わった後にやってほしい、帳簿の印刷とデータの保...

なお、法人のアカウントは、個人とは別のものとされています。このため、新しく法人としての「事業所」を作成する必要があります。

参考Q.個人事業主から法人に移行しました。MFクラウド確定申告からMFクラウド会計への移行方法を教えてください。(MFクラウド)

「会計freee」の場合

freee

「会計freee」も、無料プランに切り替えることで、個人の帳簿をそのまま維持することが可能です。

まず、法人としての「事業所」を作成します。個人の帳簿の画面から、事業所の追加で作成できます。

 

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freeeの事業所の追加方法

次に、個人事業主の際に設定した、取引先・品目・部門・メモタグについても出力を行い、法人へ移行しましょう。

参考取引先・品目・部門のインポート・エクスポート(freeeヘルプセンター)

また、電子帳簿保存法におけるスキャナ保存を利用していた場合は、これまでにスキャンしたデータをすべて紙に出力する必要があります。無料プランになると、これらも閲覧できなくなります。

参考電子帳簿保存機能の利用を停止する(freeeヘルプセンター)

出力が手間という場合は、7年間は有料プランを継続するという手もあるでしょう。無料プランへの切り替えは必須ではありません。

最後に、個人の「事業所」を無料プランに切り替えるため、「お支払い停止手続き」が必要です。freeeから電話確認の対応を受けると、切り替えができます。

参考料金の支払いを停止する方法を教えてください(freeeヘルプセンター)

なお、無料プランになった場合は、次の機能制限が生じます。

  • データの閲覧が直近1ヶ月に限られる
  • メンバーの招待ができない(アドバイザーのみ招待可能)
  • チャットサポート・電話サポートが受けられない(メールサポートは可能)
  • データのエクスポートができない

参考【個人】会計freeeのプランについて(freeeヘルプセンター)

無料プランへの変更によって、これまで入力してきた過去の帳簿データがどうなるのかは、明示されていません。「有料プランに切り替えないと、過去の帳簿が表示できない」という旨が、無料プラン利用時に表示されます。

いずれにしろ、無料プランになると1ヶ月以上前のデータは閲覧できなくなりますので、切り替える前にデータの出力が必要です。

出力の方法については、以前の投稿で説明しています。

会計freeeで決算書を作成した方にむけて、確定申告が終わった後にやってほしい、帳簿の印刷とデータの...

まとめ

「MFクラウド確定申告」と、「会計freee」について、法人成りしたあとの個人アカウントの管理について、対応をまとめました。

これまでの帳簿のデータを出力し、無料プランに切り替えればよいでしょう。

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