確定申告後に会計freeeでやっておくべき帳簿の印刷とデータ保管の説明

会計freeeで決算書を作成した方にむけて、確定申告が終わった後にやってほしい、帳簿の印刷とデータの保管を説明します。

なお、「MFクラウド確定申告」を利用している方は、下記の記事をご覧ください。(内容はほとんど同じです)

MFクラウドで決算書を作成した方にむけて、確定申告が終わった後にやってほしい、帳簿の印刷とデータの保...

説明のポイント

  • 総勘定元帳のPDF出力→印刷
  • 仕訳帳のPDF出力、CSVデータ出力

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確定申告が終わったらやるべきこと

確定申告書を税務署に提出したら、それで終わりというわけではありません。決算に関係した書類などを、きちんと保管しておくという義務も生じます。

青色申告の場合、次の対応が求められます。

決算が終わった諸帳簿や棚卸表、納品書、請求書、領収書などの原始記録は、住所地か居所地、事務所・事業所(これらに準ずるものを含みます。)の所在地に、7年間(一定の書類については5年間)保存しておかなければなりません。

引用:【PDF】平成28年分青色申告の決算の手引き(一般用)より

参考記帳や帳簿等保存・青色申告(国税庁)

このとおり、帳簿は7年間の保存が求められます。では、クラウド会計ソフトで作成した帳簿は、どのように保存すればいいのでしょうか?

実は、パソコンソフトで作成した帳簿は、基本的にすべて印刷する必要があります。

もしパソコンやサーバーの内部で保存しておく場合は、電子保存に対応した会計ソフトを使い、税務署の承認を得る必要があります。

ただし、税務署の承認を得ているケースは少ないと思われますので、大半の方は帳簿を印刷して保管する必要があるわけです。

なお、「会計freee」は現状において、帳簿の電子保存には未対応です。

【参考】帳簿の電子保存の方法を紹介した当ブログ記事

会計ソフトに入力された帳簿のデータは、紙に印刷せず、データのまま保存することができます。電子...

「会計freee」利用者向けの帳簿の保存方法

「会計freee」を使って決算書を作成した方にむけて、帳簿の保存方法を説明します。

1.総勘定元帳PDFの出力と印刷

まず、「会計freee」を起動し、「レポート」の画面を表示したのち、「総勘定元帳」を選択します。

freeeの総勘定元帳

表示上は今期のものが表示されますので、この表示期間を前期に変更して、しぼりこみを行います。

freeeの総勘定元帳のしぼりこみ

表示期間が前期になったら、画面右上にある「エクスポート」のボタンにマウスを移動します。ここで「全科目エクスポート(PDF形式)」を選択します。

freeeの総勘定元帳のしぼりこみ3

出力設定が表示されますので、そのまま「出力」ボタンを押します。

freeeの総勘定元帳の印刷

freee内部で、総勘定元帳の作成が開始されます。作成が完了すると、メールで通知されます。

メール通知を待たなくても、自分で右下の「出力した帳票一覧」から、ダウンロード画面に移動することもできます。

freeeの総勘定元帳の印刷2

「出力した帳票一覧」のページから、さきほど出力した総勘定元帳のPDFをダウンロードできます。ダウンロードしたPDFを印刷しましょう。

freeeの総勘定元帳の印刷4

補助元帳を印刷したい場合
会計freeeには「補助科目」という概念がありません。補助科目の代用として使う「品目」や「取引先」でしぼりこみを行って印刷できます。

2.仕訳帳PDFの保管

次に、仕訳帳のダウンロードをします。「レポート」→「仕訳帳」を選択します。

 

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freeeの仕訳帳の印刷

仕訳帳の画面から、「開始日」と「終了日」を前年期の期間にしぼりこみます。

freeeの仕訳帳の印刷2

しぼりこみができたら、画面右側にある「インポート・エクスポート」にマウスを乗せると表示される「各社CSV・PDFエクスポート」を選択します。

freeeの仕訳帳の印刷3

仕訳帳のエクスポート画面になります。エクスポート形式にPDFを選択し、「出力開始」ボタンを押せば、出力が開始されます。

freeeの仕訳帳の印刷4

この「仕訳帳」も、先ほどの総勘定元帳と同じように印刷すべきか? といえば、ルール上では「印刷すべき」という回答になります。総勘定元帳でほとんどの取引内容がわかるので、印刷した「仕訳帳」の重要性は低いですが、複数行の仕訳(諸口)を参照する場合などに用いられます。

3.仕訳帳CSVの保管

仕訳帳のCSVデータも出力しておきましょう。ただ、これは税務上の要件ではありません。万が一の場合に備えるための、自主的なバックアップです。

freee側では、データ保管に厳重なバックアップ体制を敷いていると耳にしますが、物事に100%はありません。自分でも復元可能な帳簿データを保管しておきましょう。

これまで入力してきた帳簿データのすべてが、この仕訳帳のCSVに反映されています。

先ほど同様に、「レポート」→「仕訳帳」を選択します。

freeeの仕訳帳の印刷

前年期でしぼりこみを行います。

freeeの仕訳帳の印刷2

しぼりこみ後に、画面右の「各社CSV・PDFエクスポート」を選択します。

freeeの仕訳帳の印刷3

エクスポート形式はCSVを選択して、「出力開始」を選択します。出力したCSVをダウンロードして保管しましょう。

freeeの仕訳帳の印刷5

どこに保管すべきか?

印刷した総勘定元帳などの帳簿は、請求書などの書類とまとめて、倉庫や押し入れに保管しておきましょう。

また、ダウンロードしたPDFやCSVデータは、自分のパソコンとは切り離された環境下に保存するのが理想です。

  1. クラウドサーバー
  2. 外付けハードディスク(パソコンと常時接続していないもの)
  3. DVD-Rなどのバックアップメディア

などに保管しておきましょう。

まとめ

「会計freee」を使っている方に向けて、確定申告書の提出後にやっておいてほしい帳簿の印刷や保管方法を説明しました。

決算後における帳簿の印刷は、税務上の要件です。自分だけで帳簿をつけている不慣れな人の場合、税理士のようなフォロー役がいないと、帳簿をまったく印刷していないケースもあるようです。

国税庁もこの点を気にしているようです。昨年(2016年)12月には、国税庁から帳簿の電子保存には税務署の承認が必要な旨の注意喚起が出ています。

会計初心者の多いクラウド会計ソフトの利用者は、とくに要注意です。

とくにクラウド会計を利用している方は、要注意です。決算後、帳簿を印刷せずにデータのまま放置し...

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