ジョルダン提供のiOS版アプリ「乗換案内」が、2016年3月10日のアップデートで「旅費メモ」機能を搭載しました。社員の経費精算に役立つため、採り上げます。
説明のポイント
- iOSアプリから日時、移動経路、交通費をCSVで出力できる
- CSVから経費申請書へそのままコピペすればOK
- 有料プランなら経費精算シートをPDFで出力できる
「乗換案内」とは？
「乗換案内」は、ジョルダンが提供する乗り換え検索サービスです。有名なサービスなので、利用している人も多いでしょう。
もともとブラウザで利用できるサービスでしたが、今では、スマートフォンのアプリで利用する方のほうが多いのではないでしょうか？
CSV出力は、同種のアプリでは初の機能
ジョルダンは2016年3月10日、iOSアプリのアップデートで、「旅費メモ」機能をリリースしました。
旅費メモ機能は、「検索した経路をメモして、あとでまとめてCSVで出力できる」サービスです。具体的にどんなサービスなのかを見ていきましょう。
いきなりですが、旅費メモ機能を利用して、CSVを出力してみました。どんな感じのデータ形式になるのでしょうか？
出力したCSVデータが以下の画像です。「出発日」「出発地」「目的地」「片道／往復」「金額」「コメント」「当日計」「累計」がデータとして出力されています。
必要なデータは一通り出力されていると考えてよいでしょう。
実は、意外とありそうでなかったのが、このような機能です。
他の乗換検索アプリも調べましたが、「乗換NAVITIME」が唯一メモ機能を持っていたものの、CSV出力はできませんでした。
こうしてみると、「乗換案内」の旅費メモ機能は画期的です。
「旅費メモ」機能で経費精算は楽になるか？
小規模企業の経費精算の手順は、次の方法が多いでしょう。
- 社員がExcelのシートに記入して印刷
- 経理が受け取って確認
- 経費の承認
- 社員の口座に経費を振込、現金精算
「旅費メモ」機能による負担軽減が期待できるのは、上記1番の「社員の記入の手間」です。
一般的に、社員が交通費を精算したい場合、最初に経路を検索してから、Excelに手入力していることがほとんとです。
そこでこの「旅費メモ」機能を使えば、アプリから出力したCSVを使用できるため、いちいち下調べをし直す手間が削減できます。
このような経費精算の時間は、すべての社員に積み重なることで、会社全体の大きな負担になっています。
「旅費メモ」機能を試してみる
iOSアプリの「乗換案内」を使用して、CSVを出力するまでの流れを紹介します。
まず、経路を検索したのち、「この経路を送る・登録する」を選択します。
「経路メモに登録」を選択します。
経費メモの登録画面になります。コメントもつけられます。
登録完了後の画面です。出力する場合は「CSV」を押します。
出力した後のCSVをExcelで開いた画面です。
有料プランなら、PDFで精算書を出力できる
乗換案内の有料プランを使用すると、旅費精算書をPDFで出力できます。
この機能は有料で提供されており、有料プランは1ヶ月更新で360円、1年なら2,800円です。会社の書式に転記する必要を削減できるため、営業社員の多い会社では、時間効率を考えれば得になるケースも多いでしょう。
使用方法としてはこのようなかたちです。
まず営業社員は、旅費の経費精算について、すべての経路入力をスマホに集中します。そのうえで、経費精算のタイミングごとに、精算書をPDFで経理に送信することをルール化します。
このように、スマホから経理にPDFをメールで送ればよいので、Excelでの経費精算書の記入・提出を一切省くことができます。
どんな精算書が出力できるのかもサンプルでお見せします。
有料プランなら、このような経費精算書のPDFがアプリで作成できます。（※実際の用紙サイズはA4ですが、この画像では下の空白部分をカットしています）
まとめ
ジョルダンのiOSアプリ「乗換案内」で搭載された「旅費メモ」機能を紹介しました。
アプリから交通費の集計ができて、CSVで出力できる機能が画期的です。
有料プランになりますが、経費精算書をPDFで出力できるのも便利です。社内の経費精算で改善が見込めるようであれば、使用を検討するのもよいでしょう。