【MFクラウド】Excelでレシートの経費を楽に取り込む方法

大宮駅前にて確定申告の垂れ幕2

Excelのフォーマットを使い、現金払いのレシートをMFクラウドに一括して取り込む方法を説明します。(画像は大宮駅西口)

説明のポイント

  • 「簡単入力」よりも早い、レシートの経費入力の方法
  • ExcelのフォーマットはMFクラウドで用意してある
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現金払いのレシートをどう入力するか?

確定申告においては、1年間貯まったままのレシートを前に、ため息をつく人も多いでしょう。

クラウド会計ソフトには、自動入力機能があります。銀行口座やクレジットカードの取引については、データを自動で取り込んで帳簿をつけることが可能になりました。

しかし、現金払いのレシートについては、自動での入力はできません。

Excelで入力して、MFクラウド確定申告で取り込む

MFクラウドにおいて、現金払いのレシートをソフトに入力するには、いくつかの方法があります。その中でも、コスト不要で簡単なのは、Excelによる方法です。

操作が慣れたExcelなので、標準的な「簡単入力」よりも抜群に速く入力できるでしょう。

では、その方法を説明します。

まず、「会計帳簿」から「仕訳帳」を選択します。

MFクラウド確定申告の仕訳帳

仕訳帳の入力画面の右上に、「インポート▼」というボタンがあります。そこを押して、「総勘定元帳」を選択します。

インポートで総勘定元帳

総勘定元帳のインポートという画面が表示されますので、「テンプレートダウンロード」というボタンを押して、Excelファイルをダウンロードします。

テンプレートのダウンロード

「総勘定元帳.xls」というファイルがダウンロードされましたので、これを開きます。

 

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総勘定元帳のxlsファイル

総勘定元帳のテンプレートを開きました。このテンプレートに入力します。下図の例を参考に入力してください。

MFクラウド確定申告の総勘定元帳テンプレート

入力のポイント

  • 基本の勘定科目は「事業主借」にします。フリーランスなどで現金収受のない事業なら、現金払いの経費は「事業主借」でOKです。
  • 「貸方」の欄に数字を入力していきます。
  • 勘定科目は、設定を変更できます。もし新しい科目を作る場合は、MFクラウド側の設定でもあらかじめ追加設定しておきます。なお、このExcelにある「科目コード」とは、このExcel独自のものです。どのコードに勘定科目を割り当てても、MFクラウド側の処理に影響はありません。

Excelの入力が終わったら、先ほどテンプレートをダウンロードした画面のすぐ下に、アップロードできる欄があります。勘定科目を「事業主借」に設定して、「ファイルを選択」からExcelデータを読み込んで、「インポート」のボタンを押します。

総勘定元帳にインポートする確認画面です。表示された内容でOKなら、「保存」ボタンを押してインポート完了です。

インポート確認画面

インポートが完了したら、その旨が表示されます。インポートができているか、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿の画面で確認しましょう。

総勘定元帳の画面

まとめ

MFクラウドの標準的な入力方法である「簡単入力」を使わずに、Excelのテンプレートで一括して経費を取り込む方法を説明しました。

MFクラウド確定申告を利用している人は、現金払いのレシートを「現金」勘定で入力している人も多いでしょう。しかしこれだと、現金出納帳の管理が必要になるため、おススメしません。(期末の現金残高のチェックも必要)

フリーランスなど、現金をやりとりしない事業の場合、そもそも「現金」勘定を使う必要はありません。自分の財布から支払った経費は、「事業主借」にしましょう。

この記事は「簡単入力」で苦労していたお客様のために書きました。

なお、法人で同じことをやりたい場合は、次の投稿をご参照ください。

参考【MFクラウド・会計freee】社長払いのレシートの経費を、Excelで取り込む場合(当サイト、2017年2月22日)