【会計freee】Excelでレシートの経費を楽に取り込む方法

大宮駅前にて確定申告の垂れ幕2

Excelのフォーマットを使い、現金払いのレシートを会計freeeに一括して取り込む方法を説明します。(画像は大宮駅西口)

説明のポイント

  • 通常の「取引入力」よりも早い、レシートの経費入力の方法
  • Excelのフォーマットはfreeeで用意してある
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現金払いのレシートは、自動入力できない

クラウド会計ソフトには、自動入力機能があります。銀行口座やクレジットカードの取引については、データを自動で取り込んで帳簿をつけることが可能になりました。

しかし、現金払いのレシートについては、自動での入力はできません。このため、下図のような「取引入力」で入力している人も多いでしょう。

通常の入力画面

Excelで入力して、freeeに取り込む

freeeでは、ひとつひとつ手入力する以外の方法として、スマホアプリやスキャナから、レシートを取り込むことも出来ます。しかし、撮影アプリは意外と面倒だったり、スキャナを持っていないなら、新しく買う必要も生じます。

そこでオススメなのは、Excelを用いて入力する方法です。コスト不要で、操作も簡単です。慣れたExcelなので、標準的な「取引入力」よりも速く入力できるでしょう。

では、その方法を説明します。

まず、フォーマットをダウンロードします。下記のサイトにアクセスして、「本ページ下部」をクリックします。

参照取引・口座振替のインポート(一括登録)(freeeヘルプセンター)

freeeの取引・口座振替のインポート

画面が移動して、CSVがダウンロードできる画面が表示されました。ここから「【サンプル】取引インポート(Excel用).csv」をダウンロードします。

CSVダウンロード

ダウンロードされたCSVファイルを開きます。

【サンプル】取引インポート(Excel用)

下記の画面を参考に、CSVファイルを入力して保存します。

CSVの入力方法

入力のポイント

  • 収支区分は「支出」、支払口座は「事業主借」とする
  • 消費税のかからないものは、税区分は「対象外」、税区分計算は空欄
  • 画面では「備考」「取引先」「メモタグ」などは使用していないが、入力してもOK

CSVの様式は、先ほどCSVをダウンロードしたfreeeのページで公開されています。

 

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freeeにログインして、メニューバーから「取引」を選択し、画面を下にスクロールします。

インポートする方法1

「取引のインポート」を選択します。

インポートする方法2

CSVファイルのインポート画面が表示されるので、「2.CSVファイルのアップロード」に、先ほど作成したCSVファイルをドラッグして放り込みます。

インポートする方法3

CSVファイルを放り込むと、「3.登録」の画面にCSVの内容が読み込まれます。「登録する」のボタンを押します。

インポートする方法4

インポートが開始されるので、しばらく待機します。ゲージが100%になったら、「こちらのリンクから確認できます」をクリックします。

インポートする方法5

インポート履歴が表示されます。「登録された取引」ボタンから、結果を確認できます。なお、登録した内容が気に入らない場合は、「削除」ボタンで消去できます。

インポートする方法6

先ほどインポートした結果を確認しました。問題ないなら、これで終了です。

インポートされた後の仕訳結果

まとめ

会計feeeeの標準的な入力方法である「取引入力」を使わずに、Excelのテンプレートで一括して経費を取り込む方法を説明しました。

会計freeeを利用している人は、現金払いのレシートを「現金」勘定で入力している人も多いでしょう。しかしこれだと、現金出納帳の管理が必要になるため、おススメしません。(期末の現金残高のチェックも必要なため)

フリーランスなど、現金をやりとりしない事業の場合、そもそも「現金」勘定を使う必要はありません。自分の財布から支払った経費は、「事業主借」にしましょう。

取引入力で「事業主借」を使う場合、口座を「プライベート資金」として入力します。参考プライベートの資金で事業の経費を支払った場合の記帳方法(freeeヘルプセンター)
なお、「プライベート資金」が表示されていない場合は、「事業所の設定」のうち「詳細設定」で設定できます。
プライベート資金

なお、法人で同じことをやりたい場合は、次の投稿をご参照ください。

参考【MFクラウド・会計freee】社長払いのレシートの経費を、Excelで取り込む場合(当サイト、2017年2月22日)

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