顧問先との情報共有が便利になるチャットワークの機能

chatworkweb

チャットワークを使った情報共有の方法を紹介します。会計事務所・顧問先との情報共有に便利です。

説明のポイント

  • スマホで撮影すればすぐに画像共有できる
  • 音声メモも残せる
  • ブラウザからビデオ通話も可能
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スマートフォンのアプリを活用

スマホで撮影し、即座に画像を送信

会計事務所と顧問先では、「○○から、よくわからない資料が送られてきました」というやりとりがあります。

この場合、スマホで撮影した画像を送ってもらうと、すぐに返事を返せます。「百聞は一見にしかず」という話です。

送信する側も、専用のアプリを使えば、撮影した画像がそのままアップロードできます。スマートフォンで撮影後に画像を添付して、メールで送信するという手間は不要です。

相手との会話画面で、「+」マークの部分を選択します。(※画面はiPhoneアプリです)

chatworkアプリの撮影

「カメラ」というボタンを選択します。

chatworkアプリの撮影2カメラ

写真を撮影して、アップロードします。

chatworkアプリの撮影4

撮影したビデオを送信することもできます。

ファイルがアップロードされたのを、相手側でも確認できました。

chatworkアプリの撮影3

画像サイズは、スマートフォンの標準設定よりも縮小されてアップロードされるようです。

スマホで音声メモも残せる

文章で伝えると長文になるややこしい話で、スマホで入力するのは面倒な場合もあるでしょう。

この場合に使える機能で、音声のメモが残せます。留守電を入れておく感覚に近いです。

電話に出ることのできない時間が長い相手や、海外に出張している場合が多い方など、電話するのが難しい環境で活用できます。

やり方は、画像の送信とほとんど同じです。「音声録音」をクリックします。

chatworkアプリの撮影2音声メモ

 

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ブラウザでの活用

チャットワークの活用は、ブラウザ環境下がメインです。クラウドであるため、インストールは一切不要です。

Skype不要でビデオ通話もできる

ビデオ通話は、Skypeを使わなくても、チャットワークで可能です。

無料プランでは1対1の通話しかできませんが、グループの中で誰かが有料プランを使っている場合は、グループチャットも可能です。

なお、先ほど紹介したスマホアプリでは、ビデオ通話はできません。ブラウザだけの機能です。

参考ビデオ通話&画面共有を使い倒す!チャットワークの新機能「ChatWork Live」徹底活用術(Chatwork、2013年5月)

画面共有の機能も備えています。

チャットワークの画面共有

ファイル共有が便利

クラウド上において、相手とのファイル共有も可能です。

保護された通信環境下でのファイル送受信のため、メールに添付するよりも安全性は高いです。相手がメッセージを見る前であれば、間違った送信の取り消しもできます。

スマホのアプリで紹介した画像送信機能も、ファイル共有機能の一種といえます。

無料プランでは、ファイル共有の利用容量は、5GBが上限です。アップロードしたファイルは長らく保管せず、定期的に削除していくことも必要でしょう。

私が相手にファイルを送信する場合は、チャットワークでのファイル共有か、外部サーバーにアップロードしたURLをお伝えしています。(※メール添付はあまり使いません)

まとめ

会計事務所と顧問先で活用できる、チャットワークの活用事例を紹介しました。

チャットワークを使っている方が増えていますので、まだ使ったことのない方に向けて、便利な機能をまとめました。

私の場合は、検討を要した具体的な返信など、記録に残すべきものはチャットワークではなく電子メールでお伝えしています。また、社内の情報セキュリティ規程によっては、利用を推奨しない場合もあります。

チャットワークのアカウントは、次のリンクから作成できます。

サイトチャットワーク

登録後に最初にすべき設定も確認しておきましょう。

参考チャットワークに登録したら最初にすべき10のポイント(Chatwork)

クラウド会計と税務の情報をお届けする東京都北区赤羽の税理士。好きな食べ物は、さば缶。
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