freee APIとGASの連携で、何が効率化できるのか?

GAS(Google Apps Script)を利用して、Googleスプレッドシートの仕訳データを会計freeeに転送できるしくみをご紹介します。

説明のポイント

  • Googleスプレッドシートから会計freeeにデータを直送することの意味と背景
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自動連携できない仕訳をどうするか?

銀行やクレジットカード、レジアプリなどの指定のサービスは、クラウド会計と連携させることで、そのデータを自動で、仕訳候補として取り込むことができます。

では、指定サービス以外のデータは、どのように取り込めばいいのでしょうか?

中小企業の実務では、会計ソフトの指定する形式のCSVデータに加工し、出力して、そのCSVを会計ソフトにインポートする、ということが行われています。

これは当たり前の話というか、口座の自動連携システムが登場するよりも以前は、その方法しか存在しなかったのです。

freee APIなら、手順が減らせる

会計ソフトは、会計ソフトが理解できる指定の形式しかインポートできません。

では、このインポートをどうしているのかといえば、それは、みなさんが嫌いな「手作業」です。

表計算ソフトと会計ソフトの間で、CSVのキャッチボールを自動でやってくれないので、しかたなく、自分で手作業が必要なのです。

ところが、APIを利用すれば、そのキャッチボールを実現できます。

会計freeeは、「freee API」を公開しています。このAPIを用いて、表計算ソフトでデータを指定の形式に整えると、そのまま会計freeeに仕訳データとして取り込むことができるわけです。

これは、会計事務所や経理担当が「待ちこがれていた」ような連携システムといえるでしょう。下の画像は、Googleスプレッドシートとの連携図です。

引用【freee API】GASを用いてGoogleスプレッドシートと連携する (freeeヘルプセンター)

Gsuiteとfreeeは親和性が高い

Googleスプレッドシートを含む「Gsuite」は、Googleの提供するオフィス向けグループウェアです。

クラウドベースですので、同じく、クラウドベースの会計ソフトであるfreeeとは親和性が高いといえます。

クラウドであれば、これまでのような「確認したいので、いったんメールで添付して送ってください」という手順は不要で、リアルタイムのデータが共有できるのです。

セキュリティという面でも、天下のGoogleが提供するサービスですので、その信頼度は高いといえます。

指定の形式に加工する技術が問われる

そうすると、問題は「freeeが指定する形式」にデータを整形する、という点です。

帳票データを解析して、いい感じにデータとして取り込んでくれる……そこまでの「バラ色」なシステムではありません。

会計freeeが理解できる形式には、やはり、自分で整える必要があるのです。

この点からいえるのは、Googleスプレッドシートを加工して、freeeの指定形式に整える技術が必要になる点でしょう。

この技術を備えれば、作業効率は格段に上がるといえます。

 

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引用【freee API】GASを用いてGoogleスプレッドシートと連携する (freeeヘルプセンター)

Gsuiteの活用で用途が広がる

ここまで、freee APIとGASを活用し、指定の形式に整えることで、Googleスプレッドシートから会計freeeに仕訳データを送信できることを説明しました。

ということは、他のデータもGoogleスプレッドシートに集めることで、仕訳入力などに活用できる、という選択肢も生まれます。

こうした可能性を追求するためには、GAS(Google Apps Script)への理解が重要です。

データを便利に処理するためには、GASのプログラミングが必要となるからです。

活用方法の一例では、freeeのホームページを見ると、

  • スプレッドシートから取引をアップロードした際に確認メールを送信
  • Googleフォームで貯蔵品の使用や経費を申請し、その取引データをfreeeに送信
  • 取引の支払期日をGmailやGoogleカレンダーでリマインドする。Googleドライブでスプレッドシートの権限管理をする
  • 複数のスプレッドシートのデータを組み合わせる

といった実例が紹介されています。

GASをよく理解するためには、プログラミングの本を購入すべきでしょう。

昨年(2017年)12月に出版された『Google Apps Script完全入門』は、手元に置いておきたい一冊です。

Gmailのアカウントがあれば、いますぐに始めることができます。これほど開始コストの低いプログラミングも、なかなか見当たらないのでは?

まとめ

この記事は「freee APIは何が便利なのか?」を理解するために、わかりやすい解説記事を書きました。

重要なポイントは、CSVの出力~会計ソフトへのインポートが不要になる点です。

また、付随的には、Googleスプレッドシート自体がクラウドであるため、データの共有・活用という意味でもメリットがあるでしょう。

実際にGASとfreeeAPIを連携させて、仕訳として送信する実例は、記事が長くなってしまうので、今後の記事でお伝えします。

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